In deutschen Büros geht jedes Jahr eine enorme Menge an Arbeitszeit verloren – nicht wegen fehlender Motivation, sondern durch veraltete und unübersichtliche Strukturen. Eine aktuelle Studie von Lucid Software zeigt, wie stark ineffiziente Abläufe den Arbeitsalltag belasten und welche Verbesserungen möglich wären.
Informationssuche im Büro als Zeitfresser
Ein zentrales Problem: Viele Beschäftigte im Büro verbringen täglich ein bis zwei Stunden damit, nach Informationen zu suchen, die tief in komplizierten digitalen Ablagesystemen versteckt sind. Fast die Hälfte (49 %) der befragten deutschen Arbeitnehmer:innen gab dies an. Besonders gravierend: 39 % müssen regelmäßig Dokumente komplett neu erstellen, weil sie die Originale nicht mehr finden.
Hochgerechnet summieren sich diese Zeitverluste auf über 300 Stunden pro Jahr – Zeit, die durch bessere Strukturen und Prozesse leicht eingespart werden könnte.
Weitere Hindernisse: Langsame Entscheidungen und zu viele Meetings
Auch andere Faktoren bremsen die Produktivität im Büro aus. 44 % der Befragten kritisieren zu langwierige Entscheidungsprozesse in ihren Unternehmen, 38 % fühlen sich durch ständige Meetings in ihrer Arbeit unterbrochen.
Zunehmende Herausforderungen
Im Vergleich zum Vorjahr hat sich die Lage verschärft: 2023 berichteten 37 % der Befragten von Problemen durch uneinheitliche Informationsstände im Team – 2024 sind es bereits 44 %. Selbst Führungskräfte tun sich schwer, ihre Prozessdokumentationen aktuell zu halten: 43 % sehen darin eine Herausforderung.
Lösungsansatz: Bessere Dokumentation
Ein zentraler Hebel für mehr Effizienz liegt in der strukturierten Dokumentation. Zwei Drittel (65 %) der Befragten sind überzeugt, dass sie durch klar dokumentierte Prozesse und leicht zugängliche Informationen täglich mindestens eine Stunde Zeit sparen könnten. Weniger Rückfragen, kürzere Meetings, schnellere Entscheidungen – mit einer zentralen Wissensbasis wäre vieles einfacher.
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